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Pérdidas millonarias por mala gestión de sus datos.

Estudios realizados por expertos en documentación demuestran que los archivos de datos son un punto débil y una oportunidad de negocio para la mayoría de las empresas.

Las empresas de todos los tamaños y en cualquier sector se están ahogando en datos, es decir son  incapaces de extraer de forma efectiva la información clave de los mismos que que podrían mejorar y ser más fructíferos sus beneficios.

Sin embargo, los resultados también indican que algunas empresas sí están gestionando exitosamente sus datos y que los beneficios resultantes son impresionantes.

En la gestión de archivos documentales es importante medir sobre un beneficio y que la implementación de esto se vea reflejado en un retorno de inversión para las empresas. Casi 9 millones de euros en ingresos son los resultados que refleja una empresa gracias a una optimización de las operaciones en TI y servicio al cliente.

Las empresas que cuentan con procesos bien definidos para el archivo de datos están en posición  de conseguir valor a través de dos vías: el ahorro de ingresos y egresos de adicionales derivados de la monetización  de archivos. Desde el punto de vista del ahorro, más de la mitad de las empresas encuestadas consiguieron ahorrar hasta 890,000 euros o más durante el año pasado gracias a la reducción de riesgos o a la eliminación de litigios; el 21% de estas empresas consiguieron ahorrar más de 9 millones de euros. Igualmente, el 44% de las empresas cosecharon aproximadamente 890.000 € o más en ahorros provenientes derivados de menores costes operacionales o de capital, ahorrando el 18% de estas empresas más de 9 millones de euros.

Más sorprendente es la capacidad de las empresas a la hora de conseguir nuevos ingresos a partir de un archivo de datos gestionado de forma efectiva. Mientras el 39% de las empresas en el estudio consiguieron alrededor de 890.000 € o más en ingresos, un 15% consiguió ganar más de 9 millones de euros. Como media, las empresas encuestadas tuvieron unos ingresos adicionales de 6.700.000 € de su archivo de datos.

Acciones clave para la productividad en la gestión de archivos:

• Contrate a un Responsable de Datos para supervisar y obtener valor de su archivo de datos, colaborando con el Responsable de Operaciones y el Responsable de Información con el fin de establecer estrategias de negocio y datos a largo plazo.

• Desarrolle mapas de información de todas las fuentes y almacenes de datos (y su valor) que hay en su empresa.

• Implemente una estrategia holística y consistente de archivo de información que dé respuesta a los calendarios de conservación de datos, casos de éxito, el valor de los datos, la necesaria accesibilidad y los costes del almacenamiento.

• Considere trabajar con un proveedor externo con experiencia específica capaz de ayudar a optimizar sus soluciones de archivo a la vez que se liberan los recursos internos de TI para poder centrarse en un trabajo más estratégico e innovador.