Soluciones
Durante los últimos años muchas compañías han optado por digitalizar sus documentos como una solución para el manejo de la información que se emplea a diario en su organización. Estudios revelan que las personas pueden destinar hasta una tercera parte de su tiempo en la búsqueda de información contenida en documentos físicos. Es por eso que las empresas pueden reducir costos ocultos como los generados por la gestión de documentos en papel, espacio físico, volumen de impresión y copiado, etc. Sin dejar de lado la contribución que se tiene con la preservación del medio ambiente.
La digitalización documental se puede implementar en prácticamente todo tipo de empresas independientemente de la industria en la que se encuentren. Capital Office realiza un análisis de los documentos que se desean digitalizar, procede a la recolección de los mismos o en su defecto realiza el procedimiento en las instalaciones del cliente. Prepara los documentos a digitalizar y después de ser sometidos a un control de calidad, los entrega al cliente en un medio de almacenamiento masivo o en repositorio web para que puedan ser consultados de manera rápida y segura. Con Capital Office, asegúrate de que tus documentos originales se conserven a lo largo del tiempo, dejando en nuestras manos la tarea de poner tu información al alcance de un clic.
- Digitalización de Documentos de formato ancho (planos).
- Digitalización de Expedientes.
- Digitalización de Facturas.
- Digitalización de Encuestas.
- Digitalización de Archivo Muerto.
- Disminuye el consumo de papel.
- Elimina el extravío de documentos.
- Acceso en cualquier momento a sus documentos
- Permite almacenar información en múltiples formatos electrónicos.
- Controla el acceso de la información.
- Permite la simultaneidad de usuarios en el mismo documento electrónico.
Este tipo de digitalización se emplea para empresas o negocios que cuentan con un gran numero de documentos históricos y desean liberar espacio. Por lo general en este proceso la clasificación de documentos se realiza mediante lotes de documentos.
Los documentos digitalizados en este proceso se pueden consultar posteriormente por los usuarios mediante un visor profesional de búsqueda. El cliente determina el numero de campos por los que desea hacer su búsqueda de dichos documentos digitalizados.
Los documentos digitalizados en este proceso se pueden consultar posteriormente por los usuarios mediante un visor profesional de búsqueda. El cliente determina el numero de campos por los que desea hacer su búsqueda de dichos documentos digitalizados.
Los especialistas de Capital Office te ayudarán a automatizar los procesos relacionándolos a la gestión de documentos. En los Flujos de trabajo la finalidad es el reconocimiento y la separación de los documentos de forma automática iniciando un proceso que agilize el flujo de los documentos de forma digital.
