En mi último blog les comente sobre lo que eran las soluciones documentales, y si bien recuerdan les platique sobre la gestión documental pero muy breve. El día de hoy les diré más a detalle sobre lo que es la gestión documental y para que sirve, ya que es una de las soluciones más importantes que Capital Office puede ofrecerte.
La gestión documental es un conjunto de normas técnicas y prácticas que se usan para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización. Esta administración permite recuperar cualquier tipo de información de los documentos que esa necesario, determinar cuanto tiempo los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y conservar los documentos más valiosos.
La gestión documental es un tipo de técnica bastante antigua, esta nació debido a las necesidades de “documentar” o para poder fijar actos administrativos o transacciones legales y comerciales por escrito para que así se pudieran creer los hechos. Este tipo de documentos se plasmaban sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida de que crecía el tamaño de los fondos documentales.
En 1960 es cuando se empieza a hacer más uso de estos servicios, ya que bibliotecas grandes, como Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América, necesitan catalogar todos sus libros y saber también que están buscando sin gastar tanto tiempo buscándolo. Este proceso también los ayuda a mantener un registro sobre que libros rentan, etc. Esto ayuda a las bibliotecas y grandes organizaciones con muchos papeles para que se den cuenta de cuantos libros tienen, donde están y si han perdido alguno.
En la actualidad hay diversos sistemas de gestión documental que van desde lo más sencillo como registro manual de correspondencia que puede entrar o salir, hasta otros más sofisticados que te pueden permitir realizar búsquedas y recuperar información de cualquier lugar.
Lo más probable es que ahorita te estés preguntando si deberías de tener tu propio sistema de gestión documental, Capital Office te ayuda con esta decisión. Primero necesitas saber si es necesario para tu empresa, ya sea que tengan muchos archiveros y se tarden bastante en encontrar información. Si este es el caso, probablemente deberías considerar esta solución. Después, deberás tener en cuenta estas áreas: almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación, autenticación. Deberás hacerte preguntas sobre cada área y si en realidad es necesario.
La gestión documental tiene varios beneficios, algunos de ellos son la sencillez, rapidez y ahorro ya que logras tener acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para tu negocio, no tienes el problema de que no encuentras cierto documento, hay una reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, etc. La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc.
Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos. Se podría decir que la única desventaja de la gestión documental es el precio, ya que es muy popular hoy en día y los precios están elevados.
Alguna de las ventajas con las que cuenta la gestión documental es que todas las empresas sean grandes o pequeñas, públicas o privadas trabajan con documentos o contenidos digitales. En ellos está contenida toda la información y el conocimiento del negocio. Es por eso que la gestión de estos contenidos se convierte en una clave fundamental para la supervivencia y crecimiento de las organizaciones.
Reducción del volumen de documentos
La principal ventaja de la gestión documental en las empresas es la reducción del gran volumen de documentos de gran diversidad y la dificultad a la hora de estructurar la información sin importar el espacio que esta ocupe. Esto ha hecho que el uso de software especializado en automatización de procesos se convierta en imprescindible para las organizaciones, de manera que se evitará el caos y se ahorrará mucho tiempo en la clasificación y la posterior búsqueda.
Reducción de tiempo
El uso de herramientas de software para el archivo de documentos reducen notoriamente el tiempo que se solía invertir para consultar datos escritos en papel, y ha supuesto la supresión de ciertas tareas manuales, disminuyendo los costes y los espacios que suponían el archivado de material.
Reducción coste económico
Así mismo, se ve reducido considerablemente el coste económico asociado principalmente a la reducción de costes en tareas relacionadas con la gestión de documentos que no generan valor añadido.
Minimizar riesgos de pérdida de información
En este caso, para una empresa, la pérdida, manipulación incorrecta o deterioro de cualquier tipo de documento puede conllevar unos costes. Minimizar los costes de pérdida de información a través de la digitalización de documentos es imprescindible para el buen funcionamiento.
Herramientas para la gestión documental
Para poder digitalizar archivos se pueden usar diversos dispositivos de informática y electrónica como escáneres que una vez que el documento en papel se ha preparado, se podrá transformar en un documento digital para poder ser almacenado y guardado. En cuanto al software, hay gestores documentales que se apoyan en la organización de los datos que manejan las organizaciones o empresas.
En Capital Office te recomendamos que consultes nuestros servicios de gestión documental, ya que ofrecemos los mejores precios, calidad y servicios que puedas necesitar para tu trabajo. Te invitamos a que consultes más de nuestras soluciones documentales ya que también podrían interesarte si sientes que la gestión documental es esencial para tu trabajo.