En los últimos blogs les he comentado sobre diferentes soluciones documentales como la digitalización, administración de impresión, etc. Todo con el propósito de que usted ahorre dinero y gaste menos papel en cosas que no son necesarias de imprimir. De seguro te andas preguntando qué es lo que significa ser “paperless” y porque debería de interesarte. A continuación, te comentare sobre todo esto y como Capital Office podría ayudarte a ser una empresa paperless.
Paperless se refiere a un concepto en el cual no gastas casi papel, ya que intentas evitar esto con otras técnicas o soluciones documentales. Muchas veces el papel puede llegar a ser un obstáculo para algunas empresas que lo que quieren es ir modernizándose con todas las tecnologías, pero tantos papeles no se los permite. Muchas veces la mayoría de los documentos que se imprimen son usados por poco tiempo o para nada ya que imprimimos cosas que no sean esencialmente útiles.
Las empresas modernas y de vanguardia saben que en los detalles esta la diferencia, los costos que representa cada elemento de la cadena productiva son más relevantes en el precio y la oferta de valor al cliente. Usted al ser una empresa paperless se está uniendo al grupo selecto de empresas que tienen una visión de vanguardia y de eficiencia en el uso del papel como medio de comunicación.
La cultura paperless se orienta a que el papel desaparezca totalmente de los escritorios y se tenga todo archivado en servidores. Esto facilita enormemente el trabajo remoto, porque ya no es necesario andar con todo el material impreso a cuestas desde la oficina a la casa.
Al ser paperless puedes incrementar la productividad de los trabajadores, ya que mucho tiempo valioso se puede perder en buscar la información necesaria si tienes muchos papeles en tu oficina o archivero. Como ya mencioné, también hay un ahorro de tiempo, ya que la búsqueda de éstos se puede hacer con rapidez obtener resultados en cuestión de segundos ya que todos los documentos se almacenan de forma organizada, lo que facilita su localización. Hay más simplicidad, por ejemplo, con un sistema de gestión documental, se puede simplificar muchos procesos de negocio. Los usuarios pueden autorizar acciones y/o tareas, así como la transferencia de datos con el toque de un botón.
Los documentos digitales pueden ser visualizados por varias personas de manera simultánea sin importar que su ubicación geográfica sea distinta, esto, reduce de manera importante las copias innumerables que suelen generarse para compartir un mismo archivo. Con el tiempo ahorrado, los empleados pueden invertirlo en actividades que generen valor a la empresa y hasta desarrollar nuevos negocios. Hay un mejor servicio al cliente, ya que un sistema de gestión documental permite tener toda la información en el instante y momento indicado. Consultarla en tiempo real mientras su cliente está en la línea, lo cual, representa un valor agregado que genera satisfacción en el cliente y por lo tanto incremento de ventas. En tiempos de crisis invertir en una solución orientada a desaparecer el uso del papel representa no sólo ahorros monetarios sino también operativos.
En Capital Office te recomendamos que revises nuestro blog sobre soluciones documentales, donde podrás conocer un poco más sobre cada servicio que ofrecemos y como podrían ser servibles para tu empresa. En Capital Office te ofrecemos la gestión documental, administración de impresión, outsourcing de impresión, etc. Con todos estos servicios lograras reducir la cantidad de papel que usas y así acercarte más a ser una empresa paperless. Así que antes de imprimir piensa si en realidad es necesario ese papel, porque de lo contrario con la tecnología puedes hacer casi lo mismo que con la copia, si no es que más.