Hoy en día se le ofrece al consumidor una amplia variedad de productos para la oficina. Dentro de los más importantes se encuentran las computadoras e impresoras. “La impresora, un sistema complementario que tiene la mayor importancia. Sin esta herramienta, los datos que procesa la PC no podrían plasmarse en papel; un medio tangible, de fácil lectura y transporte” (Morales, Brenda).
Debido a la diversidad de marcas de impresoras, estilos, y funciones, los compradores suelen hacerse preguntas como ¿Qué impresora me conviene? ¿Qué es lo que necesito en la impresora que quiero? ¿Cuál impresora me ayudara a ahorrar costos en el largo plazo? ¿Cuáles son mis opciones? “Aunque se tiene que reconocer que la impresora ya es un elemento muy importante. En realidad el departamento administra y proporciona –a usuarios internos y clientes finales– servicios de impresión de documentos, a pesar del avance tecnológico que implica la digitalización de información”(Castillo, Eduardo).
Comprar una impresora puede resultar en costos elevados a largo plazo, ya sea por la falta de tinta, papel de impresión, el mantenimiento y las reparaciones. Como empresa pequeña, se busca ahorrar costos en los gastos operativos. Por lo que les presento dos opciones que les pueden servir.
Arrendar una impresora puede ser la solución que buscas, el hecho de no tener que pagar por el mantenimiento, el tóner, el papel de impresión y las reparaciones reduce costos. Con un simple pago mensual, uno puede ahorrar todos estos gastos que surgen y sobre todo tiempo, el cual es muy valioso en una empresa. Al contratar este servicio, se le dan las opciones de acuerdo al presupuesto que esté dispuesto a gastar y se adecua a lo que necesite su empresa.
Si no está convencido con la primera opción, quizá comprar su impresora y contratar el servicio por separado lo sea. Estas mismas empresas se encargan de vender impresoras y multifuncionales a los cuales se les ofrece el servicio. ¿Entonces que opción me conviene? Si tiene el dinero para comprar una impresora, tiene el beneficio de que en el futuro si no puede contratar el servicio por cuestiones de dinero, siempre pueda cancelar y seguir teniendo su máquina. Por otra parte, si no tiene el dinero para comprarla, tendrá más facilidad para obtener una.
Existen diversas empresas que cuentan con este giro comercial de la venta y arrendamiento de equipos de impresión, unos con costos más elevados con otros, el problema con el que se encuentra este giro es el servicio que prestan.
Existe un refrán muy acorde a este tipo de situaciones “lo barato sale caro”, con esto nos referimos que las empresas que rentan sus equipos a un precio muy económico su servicio es deficiente es decir no cuentan con los insumos necesarios para poder cubrir las necesidades de los clientes al momento.
Capital Office es una empresa que cuenta con este giro, es decir, se dedican a la venta y renta de equipos de impresión y a un precio sumamente accesible para cualquier tipo de empresa, además de contar con el mejor servicio ya que cubren cualquier situación relacionada en menos de 4 horas dentro del área metropolitana.
Pese a que gran parte del mundo empresarial se ha volcado al uso de documentos digitales, la necesidad de imprimir seguirá por muchos años siendo la alternativa para que todo quede en el “papel”.
Si usted hace parte de una empresa y quiere ayudar a ahorrar papel para conservar el medio ambiente y disminuir los costos financieros de la compañía puede recomendar los siguientes consejos.
Documentos imprescindibles: Identifique cuál es el flujo de documentos de su empresa, o mejor aún, busque un proveedor que no sólo ofrezca equipos, sino que además cuente con la capacidad de ofrecer asesoría para identificar sus cuellos de botella y su empresa pueda dedicarse a su negocio principal, sin necesidad de distraerse.
Elegir a los que necesitan imprimir: En las empresas, los departamentos de diseño y jurídico son los que más necesitan imprimir, pero aún ellos necesitan hacerlo con control. Para estas dos áreas es recomendable hacer muchas pruebas antes de dar un clik, y en jurídico en especial, leer hasta el cansancio antes de imprimir un contrato.
Impresoras vigiladas: Una buena idea, es instalar los dispositivos en lugares visibles para garantizar que los volúmenes de impresión sean los correctos. Empresas como PC World, argumentan que tener las impresoras bajo control puede suponer un ahorro hasta del 30% en costos.
Unificar modelos: Muchas empresas tienen varios modelos de impresoras, lo recomendable es unificar los equipos con lo que se optimiza la administración de la impresiones. Los expertos recomiendan un máximo de dos modelos por empresa, que además ayudará mejorar la eficiencia en mantenimiento y futuros daños.
Máquinas que escriban: Busque y elija equipos que cuenten con soluciones precargadas que ayuden, por ejemplo, al llenado de formularios, escaneando una identificación y enviando los datos sensibles a un documento digital sin necesidad de imprimirlos.
Reciclar, reutilizar, reducir: No se trata sólo del tóner y la tinta que se escurre del presupuesto. Considera la posibilidad de ahorrar con la reducción de la cantidad de papel que consume tu empresa con memorandos e informes. Reduce la impresión en los márgenes del papel. Reduce imprimir más texto en cada página. Usa los dos lados. Esto podría reducir el uso de papel hasta en un 49%! Elimina las páginas de portada.
Usa menos calidad: Esto reducirá los costos de impresión de forma exponencial. En particular, cuando el documento no debe ser presentado, sino para compartir la información, la impresión de borradores utiliza menos tinta, aunque aparezca menos nítido. Comparte más información con la comunicación electrónica.
Reduce impresión con hábitos sencillos: El uso eficiente de los materiales (papel, tinta, tóner) pueden estirar estos durante más tiempo. Piensa en cuántas páginas se pueden obtener de un solo cartucho de tóner. Hay un gran número de maneras de ahorrar tiempo y dinero por el ahorro de tinta y papel, pero en última instancia, se ahorra cuando se reduce la impresión general.
En Capital Office te ayudaran a saber cómo ahorrar gastos conforme a la cantidad de impresiones que generas. En el momento de que decides rentar un equipo en Capital Office te ayudarán a descubrir nuevas y mejores formas para poder ahorrar en los gastos de impresión. Si te interesa aprender más sobre maneras de poder ahorrar te sugerimos leer nuestros otros blogs en la página de Capital Office.