Lo más probable es que ya hayan escuchado sobre las soluciones documentales, pero ¿sabes qué son? El día de hoy en Capital Office nos hemos tomado el tiempo para explicarles un poco más sobre que son estas soluciones y porque le servirían para su negocio. Dentro de las soluciones documentales esta lo que conocemos como gestión documental, administración de impresión, outsourcing de impresión y digitalización. En Capital Office ofrecemos estas soluciones y nos gustaría que conocieras un poco más sobre lo que son.
En unos de mis blogs anteriores ya les había contado sobre lo que es la gestión documental, pero por si no recuerdan se los vuelvo a decir en una manera más resumida. La gestión documental permite a una empresa administrar su flujo de documentos por el tiempo que sea necesario, también sirve para rastrear, almacenar y organizar documentos electrónicos o de papel. Si quieren saber más a detalle cómo funciona la gestión documental los invito a leer el blog sobre este tema.
La administración de impresión es un servicio que te permite instalar, ver y administrar todas las impresoras de tu empresa. Al tener este tipo de control sobre todas las impresoras puedes ahorrar mucho papel y dinero al no dejar que se imprima cualquier cosa que no sea necesaria para imprimirse. Al ahorrar papel también estas ahorrando la cantidad de tinta que debes usar a diario, y teniendo más seguridad en las cosas que se imprimen en tu empresa para evitar algún problema en un futuro.
El outsourcing de impresión es identificar una parte de su negocio en la cual podría existir un mejor desempeño, y una vez encontrada esa parte se ofrecen soluciones para la gestión física y electrónica de documentos de una forma integrada. Es una forma para que las empresas puedan resolver de forma económica y efectiva sus necesidades en el tema de impresión.
La digitalización es el proceso de poder convertir información análoga (papel, sonido, cine, microfilm y otros) en otra que pueda ser leída e interpretada por una computadora. La conversión de documentos a formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento y almacenamiento; con la finalidad de preservar, conservar y difundir la información contenida en ellos. Al digitalizar la información esto te da varias ventajas como: eliminar el extravío de documentos, tener acceso rápido y fácil a la información que buscas, almacenar información en múltiples formatos electrónicos, controlar el acceso a esta información, y tener simultaneidad de usuarios en el mismo documento electrónico.
En Capital Office te ofrecemos todas estas soluciones para tu empresa así puedes tener un mejor servicio, ahorro y control sobre todos los documentos e información. Así que si te interesa algún servicio documental para tu empresa te conviene checar con nosotros ya que ofrecemos lo mejor para ti, y ayudamos a que logres ahorrar en costos y papeles.