La Importancia de una Gestión Efectiva de Archivos Documentales
La Importancia de una Gestión Efectiva de Archivos Documentales
Los estudios muestran que los archivos de datos pueden ser un desafío y una oportunidad para muchas empresas. Actualmente, las empresas enfrentan dificultades para extraer información clave de los grandes volúmenes de datos que generan, lo que limita sus beneficios.
No obstante, los estudios también muestran que algunas empresas están gestionando sus datos con éxito, obteniendo resultados impresionantes. La implementación eficaz de la gestión documental puede reflejarse en un notable retorno de inversión. Por ejemplo, la optimización de operaciones en TI y servicio al cliente ha generado hasta 9 millones de euros en ingresos adicionales para algunas empresas.
Beneficios Clave de una Gestión Documental Eficaz
Las empresas con procesos bien definidos para la gestión de archivos pueden obtener valor de dos maneras principales:
- Ahorro de Costos: Más de la mitad de las empresas ahorraron hasta 890,000 euros el año pasado al reducir riesgos y litigios. El 21% ahorró más de 9 millones de euros, y el 44% reportó ahorros similares en costos operacionales y de capital, con el 18% superando los 9 millones de euros.
- Generación de Ingresos: De manera similar, la gestión efectiva de datos ha permitido a las empresas generar ingresos adicionales. En consecuencia, el 39% ganó alrededor de 890,000 euros o más, mientras que el 15% superó los 9 millones de euros. En promedio, las empresas obtuvieron 6.7 millones de euros adicionales gracias a la gestión eficiente de su archivo de datos.
Acciones Clave para Optimizar la Productividad en la Gestión de Archivos
- Contrate un Responsable de Datos: Este profesional debe supervisar y maximizar el valor de sus archivos de datos, colaborando con el Responsable de Operaciones y el Responsable de Información para desarrollar estrategias de negocio y datos a largo plazo.
- Desarrolle Mapas de Información: Cree un inventario detallado de todas las fuentes y almacenes de datos en su empresa, evaluando su valor y utilidad.
- Implemente una Estrategia Integral: Establezca una estrategia de archivo de información que aborde los calendarios de conservación de datos, casos de éxito, valor de los datos, accesibilidad necesaria y costos de almacenamiento.
- Considere un Proveedor Externo: Por lo tanto, trabaje con un proveedor con experiencia para optimizar sus soluciones de archivo. Esto, a su vez, permitirá liberar recursos internos de TI, permitiéndoles enfocarse en tareas más estratégicas e innovadoras.
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