Capital Office

Gestión Documental

En Capital Office, estamos a la vanguardia de las tendencias del mercado y las necesidades empresariales. Además, con más de 35 años de experiencia, nos hemos consolidado como líderes en la industria de impresoras y soluciones de oficina. Gracias a nuestra sólida trayectoria, no solo ofrecemos un servicio excepcional, sino que también garantizamos calidad y confiabilidad en cada proyecto. Por consiguiente, proporcionamos a nuestros clientes soluciones innovadoras que no solo satisfacen sus necesidades específicas, sino que asimismo mejoran la eficiencia de sus operaciones.
¿Por qué es Crucial la Gestión Documental?

Administra el flujo de documentos en tu organización de manera eficiente. Hoy en día, el control total de la información es crucial para las empresas, ya que los documentos pueden contener datos valiosos y confidenciales. Asimismo, es fundamental tener en cuenta que el tiempo perdido en la búsqueda de documentos puede representar hasta un 30% del tiempo laboral diario de tu personal. Por consiguiente, implementar una gestión documental eficiente no solo protege la información, sino que adicionalmente optimiza el tiempo y recursos de tu equipo.

¿Por qué es importante la Gestión Documental?

Administra el flujo de la información de documentos en cualquier organización. En la actualidad, las empresas requieren tener control total sobre sus documentos, pues además de que pueden contener información valiosa y confidencial, el tiempo perdido en la búsqueda de documentos puede llegar a representar hasta un treinta por ciento del tiempo de su personal en un día de trabajo.

Gestiona toda tu organización

El poder de una organización se basa en los datos que posee. Entonces, ¿cómo maximizar el potencial de estos datos? En Capital Office, nuestras aplicaciones integradas transforman datos en conocimiento clave, lo cual es esencial para mejorar la toma de decisiones y facilitar el acceso a la información.

Gracias a nuestras alianzas estratégicas, podemos ofrecer soluciones avanzadas que optimizan los procesos de negocio, permitiendo así a las empresas alcanzar mayores niveles de eficiencia y competitividad.

Cómo Transformar Desafíos en Éxito Empresarial

Nuestra solución cuenta con un equipo de expertos que utiliza una metodología especializada para mejorar los procesos organizacionales. De este modo, nos permite reducir o eliminar defectos y fallas en la entrega de productos o servicios, asegurando así una experiencia de cliente impecable.

servicio de gestion documental con docuware

Acceso desde cualquier punto

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Experimenta el poder de la movilidad con Docuware Mobile. Accede a documentos desde cualquier lugar y aprueba o supervisa los procesos de tu empresa desde tu smartphone o tablet. Así, disfruta de un acceso seguro, cómodo y rápido a toda tu información.

Toda la información en un solo lugar

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Implementamos un sistema que convierte todos los documentos de tu empresa en valiosos recursos y conocimiento empresarial. Por consiguiente, con nuestra solución, tus colaboradores podrán leer, compartir y modificar documentos sin crear versiones múltiples. Esto elimina la confusión y mejora la eficiencia.

Creación de flujos de trabajo

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Optimizar tus procesos documentales es rápido e intuitivo con nuestra herramienta. Crea y edita flujos de trabajo sin necesidad de conocimientos en programación especializada. Además, desarrolla flujos de trabajo personalizados para asignar tareas y definir responsabilidades, lo que reduce costos y aumenta la liquidez mediante la agilización de procesos.

Control de la información

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Con Docuware, tu empresa puede acceder simultáneamente a un mismo documento desde diferentes usuarios, cada uno con permisos configurados. Así, esto permite consultar y manipular documentos en tiempo real, una capacidad que no es posible con documentos físicos.

Reduce el riesgo de la pérdida de documentos

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Evita la pérdida o destrucción de documentos físicos con una solución digital. Aunque aún no todas las empresas son completamente "paperless", cada vez más documentos se gestionan de forma digital dentro de las organizaciones. Por consiguiente, esto previene la manipulación, el deterioro y la pérdida de documentos.

Acceso desde cualquier punto

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El poder de la movilidad y acceder a cualquier documento desde cualquier lugar. Ahora es posible con Docuware Mobile así como aprobar y supervisar los procesos de su empresa desde su Smartphone o Tablet. Todo de una forma segura, cómoda y rápida.

Toda la información en un solo lugar

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Implementamos un sistema en el cual todos los documentos de su empresa puedan ser convertidos en conocimiento y recursos empresariales con gran valor. Ya que los colaboradores de su empresa podrán leer, compartir y modificar el mismo documento sin la confusión que ocasiona crear varias versiones.

Creación de flujos de trabajo

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Optimizar sus procesos documentales es sumamente rápido e intuitivo con una herramienta que permite crear y editar sus flujos de trabajo con facilidad, ya que no requiere de un lenguaje de programación especializado. Usted podrá desarrollar sus flujos de trabajo para poder asignar tareas a sus colaboradores y definir reglas de responsabilidad a cada uno de ellos. De esta forma los costos disminuyen y la liquidez aumenta gracias a la agilización de procesos.

Control de la información

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Cuando la información se encuentra almacenada en Docuware, la empresa puede acceder simultáneamente a un mismo documento por diferentes usuarios configurados de acuerdo a los permisos de cada uno de ellos y así podrán consultarlos y/o manipularlos, situación que con los documentos físicos es imposible de realizar.

Reduce el riesgo de la pérdida de documentos

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Evite la pérdida de sus documentos físicos o la destrucción de alguno de ellos. Aún no se puede decir que existen 100% empresas paperless pero cada vez son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones de forma digital. Evitando la manipulación, deterioro o pérdida de los mismos.

Beneficios de la gestión documental

Ahorra Tiempo y Recursos con Soluciones Eficientes

La gestión documental ofrece la oportunidad de ahorrar tiempo y recursos en todos los departamentos que implementan esta solución. Además, facilita una mejora continua en la eficiencia operativa y la colaboración entre equipos.

Optimización del Tiempo: Mejora la Eficiencia en Tu Empresa

Reduce los tiempos muertos con la integración de flujos de trabajo que optimizan los procesos críticos en tu negocio. Esto se traduce en una mayor eficiencia y productividad en todas las áreas de operación.

Optimización de la Impresión: Reduce Costos y Mejora la Eficiencia

Reducción de costos en servicios de impresión, lo que se traduce en ahorros significativos para tu empresa.

Disminución de Gastos: Estrategias para Ahorrar en tu Empresa

Reducción de gastos en la gestión y mantenimiento de archivos de documentos, lo que resulta en una mayor eficiencia operativa y ahorro de recursos.

Recuperación de Inversión

La tasa de retorno de inversión es crucial al considerar la implementación de una solución documental. La gestión documental no es un gasto, sino una inversión estratégica. Notarás una inmediata reducción en el consumo de material de impresión y un aumento en la productividad de tu equipo al tener toda la información accesible con un solo clic. Además, la automatización de flujos de trabajo específicos para cada área o necesidad optimiza aún más los procesos. También podrás liberar espacio físico previamente destinado al archivo de documentos, redirigiéndolo hacia actividades que generen valor para tu organización.

Recuperación de Inversión

La tasa de retorno de inversión resulta importante al momento de decidir implementar cualquier solución documental. Es por eso que la gestión documental no es un gasto, sino una inversión. De inmediato notará una disminución en el número de consumibles de impresión requeridos para la operación normal de su empresa. De igual modo, incrementará la productividad de su equipo de trabajo al tener toda la información al alcance de un clic y mediante la implementación de flujos de trabajos automatizados que se diseñan para cada área y/o necesidad en especifico. Por si esto fuera poco, podrá prescindir de espacio físico para el archivado de documentos y destinarlo a tareas que le generen negocio a su organización.